會(huì)議籌備流程-如何辦好一個(gè)會(huì)議？

會(huì)議公司可以理順這樣一個(gè)繁瑣而復(fù)雜的會(huì)議過(guò)程，也可以井然有序地進(jìn)行，有什么秘密呢？

別擔(dān)心，今天我們準(zhǔn)備了一個(gè)完整版本的會(huì)議準(zhǔn)備過(guò)程的細(xì)節(jié)，趕快拿走吧，歡迎您！

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議活動(dòng)的籌備工作可分為三個(gè)階段和N節(jié)。

一.會(huì)前籌備階段

1.確定會(huì)議的主題和會(huì)議：

你一定聽說(shuō)過(guò)會(huì)議的共同主題-超越你自己！繼續(xù)說(shuō)吧！謝謝你的邀請(qǐng)！

不要覺得沒(méi)有新意，其實(shí)會(huì)議主題的確定應(yīng)該切合實(shí)際，結(jié)合公司的需要，究竟哪一位老板不希望員工努力工作？

在會(huì)議的設(shè)置中，要考慮到會(huì)議的時(shí)間、參與者、項(xiàng)目的可行性，如會(huì)前演講、會(huì)議討論、中場(chǎng)互動(dòng)游戲、會(huì)后總結(jié)等。有時(shí)，如果互動(dòng)游戲不能調(diào)動(dòng)會(huì)議工作人員的積極性，那么實(shí)際意義就不大。

2.確定會(huì)議的時(shí)間、誰(shuí)、地點(diǎn)：

一般來(lái)說(shuō)，大型會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)將在參與者和公司主體的需要的前提下確定，通常提前一至兩個(gè)月(甚至更早)確定大約的會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

與會(huì)者(正式代表)、受邀代表、與會(huì)者和工作人員(包括服務(wù)人員)的名單和總?cè)藬?shù)也將根據(jù)實(shí)際情況加以確定和控制。

3.確定會(huì)議文件和材料的編制：

會(huì)議所需的宣傳及閱讀資料、與會(huì)者名單、住宿時(shí)間表、會(huì)議服務(wù)人員的工作安排等，均須在本節(jié)內(nèi)預(yù)先作出計(jì)劃，因?yàn)殡S時(shí)可能有更改，因此須事先作好準(zhǔn)備，以避免遺漏。

4.最后確定會(huì)議費(fèi)用和供資預(yù)算：

會(huì)議預(yù)算的數(shù)額將直接影響到會(huì)議和項(xiàng)目進(jìn)程的成效，一些公司在開始計(jì)劃會(huì)議之前會(huì)提前計(jì)劃預(yù)算。一般成本預(yù)算可分為顯性成本和隱性成本。隱性成本是指會(huì)議的明顯成本，如場(chǎng)地費(fèi)、辦公文具信息費(fèi)、服裝、食品、住房和銀行補(bǔ)貼等。

隱性成本是指因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)力價(jià)值，一般不太可能被注意到。這部分勞動(dòng)力價(jià)值是每小時(shí)工資的3倍，乘以2。

5.確定會(huì)議的組織和分工：

會(huì)議的組織和分工是維護(hù)會(huì)議秩序的關(guān)鍵。要明確會(huì)議的聯(lián)系，要求和目標(biāo)是什么，如何落實(shí)和監(jiān)督。

6.地點(diǎn)安排：

最后一期詳細(xì)說(shuō)明了會(huì)場(chǎng)的具體布局，請(qǐng)?jiān)谶@里戳一下-最后如何安排場(chǎng)地？看你想要什么會(huì)議！

此外，在確定布局后，應(yīng)事先適當(dāng)采購(gòu)或租用設(shè)施，在開會(huì)之前，必須重新調(diào)試和確認(rèn)是否可以適當(dāng)使用，以避免臨時(shí)故障或錯(cuò)誤。

會(huì)場(chǎng)在開會(huì)前安排得很整齊，給客人留下了完美的第一印象。

二、會(huì)議進(jìn)行階段

到了會(huì)議開始之后，更多的工作都集中在會(huì)議秩序、做好會(huì)議記錄以及處理突發(fā)狀況這三大塊。

一般前兩部分都不會(huì)出太大問(wèn)題，唯有突發(fā)狀況是無(wú)法預(yù)料的，這就非?？简?yàn)籌備者和會(huì)議負(fù)責(zé)人的應(yīng)變能力和經(jīng)驗(yàn)了。

常見的突發(fā)情況會(huì)出現(xiàn)參會(huì)人員身體不適、設(shè)備突然故障、布景垮塌等問(wèn)題，所以最好是把這類問(wèn)題的解決方案也列入籌備策劃案中，以便可以隨時(shí)應(yīng)對(duì)。

三、會(huì)議結(jié)束階段

會(huì)議結(jié)束之后，首先要收拾會(huì)場(chǎng)恢復(fù)原樣，隨后要及時(shí)回收相關(guān)文件，整理公關(guān)宣傳稿件或清算剩余會(huì)議費(fèi)用。

根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時(shí)匯總。組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離開時(shí)間，提前安排車輛，送站人員等。

以上，就是籌備一場(chǎng)常規(guī)大型會(huì)務(wù)的流程明細(xì)，說(shuō)復(fù)雜也不復(fù)雜，但要面面俱到也不是易事。

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