金山文檔負(fù)責(zé)人汪大煒：企業(yè)增效第一步：辦公升級2.0｜WISE2020新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)風(fēng)者大會

為了幫助優(yōu)質(zhì)企業(yè)發(fā)聲、幫助行業(yè)探索者尋找方向、幫助業(yè)務(wù)需求方進(jìn)行有效的對接，36氪推出了首個新經(jīng)濟(jì)行業(yè)“線上”大會——WISE2020新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)風(fēng)者大會，其中首場主題大會企業(yè)服務(wù)峰會于3月31日和4月1日舉行?；顒友埩岁P(guān)注企服賽道的知名投資人和行業(yè)代表企業(yè)，分享最新的行業(yè)洞察及解決方案，向市場展示企業(yè)服務(wù)在商業(yè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施功能，并借助社群交流，幫助產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效對接。

疫情之下，人們?nèi)粘W(xué)習(xí)和工作場景從線下切換到線上，遠(yuǎn)程辦公需求激增，作為協(xié)同辦公的重要工具之一，在線文檔的需求被迅速放大，成了上班族和學(xué)生黨的必備應(yīng)用。金山文檔2月4日月活過億，2月20號左右月活超過兩億，是金山歷史上成長最快的產(chǎn)品。疫情催熟了企業(yè)數(shù)字化，相較于傳統(tǒng)的辦公方式，在線辦公并不只是一時之需，而是更高效、更有助于團(tuán)隊協(xié)作的信息化辦公方式。走向企業(yè)信息化增效的第一步，就是辦公升級。

以下為嘉賓演講實(shí)錄，經(jīng)36氪編輯整理：

汪大煒：我是金山辦公旗下金山文檔的負(fù)責(zé)人汪大煒，很高興參加新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)風(fēng)者大會，來和大家分享金山文檔看到的整個市場的變化。我的分享主題是——企業(yè)增效第一步：辦公升級2.0，這也是我們一直在思考的事情。

這次疫情給金山文檔帶來一次很好的機(jī)會，根據(jù)在用戶中開展的訪談和調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)疫情期間，大家對遠(yuǎn)程辦公、傳統(tǒng)辦公方式變化的認(rèn)知都被進(jìn)一步推動，比我們的預(yù)期快很多。

可以發(fā)現(xiàn)，用戶使用金山文檔的場景非常多，比如企事業(yè)單位里上報員工的健康信息、體溫信息，社區(qū)工作者做返鄉(xiāng)人員的信息排查。隨著復(fù)工趨勢越來越明顯，企業(yè)的員工們對遠(yuǎn)程辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作的需求也逐漸增多。到今天，在中國有大量的老師、學(xué)生需要在家里授課、學(xué)習(xí)，這部分用戶也使用金山文檔來安排他們的課業(yè)。

整體來看，金山文檔的使用增長超乎我們的想象。這是第三方的數(shù)據(jù)，可以看到在疫情期間，整個趨勢的增長非常明顯、快速。截至2月27號，在線編輯的用戶增長了6.5倍，這里還不包含大量的基于分享查看的用戶。

很多伙伴對金山文檔的了解可能并不多，金山文檔在2018年才正式發(fā)布。金山辦公旗下有兩個品牌，一個是WPS，WPS大家比較熟悉，也是使用量最廣的，它對標(biāo)的是微軟的Office，WPS的用戶規(guī)模已達(dá)到每5個中國人就有1個在使用。

而金山文檔是面向多人文檔協(xié)作的產(chǎn)品，對標(biāo)的是谷歌的Google Docs。截至2020年3月2日，金山文檔的用戶月活突破2.39億，這個增長超乎我們想象，從數(shù)據(jù)上看，從1億到2億僅花了不到一個月，這也是在協(xié)作過程中產(chǎn)生的裂變效應(yīng)。

金山文檔的主要功能有一部分大家都知道，就是文字演示、表格、PDF，能提供基礎(chǔ)文檔多人實(shí)時協(xié)作編輯的能力。同時，它還有很多細(xì)分領(lǐng)域的小產(chǎn)品，比如表單，產(chǎn)品定位是如何在移動端快速、安全地收集用戶信息。

這個截圖就是一位用戶使用我們產(chǎn)品收集的學(xué)生相關(guān)的信息資料，來做后續(xù)疫情防控的統(tǒng)計。

此外，金山文檔還提供會議功能，可以在文檔上開會，幫助用戶更多地關(guān)注文檔本身。前段時間，金山文檔也開了一次媒體線上溝通會，叫“不見面溝通會”，就是在金山文檔上舉辦的。

我們一直在探索對于整個團(tuán)隊的幫助，我們還能做些什么——日歷，我想是不可或缺的部分。日歷和其他產(chǎn)品的定位不太一樣，我們希望通過團(tuán)隊的分享、協(xié)作來完成團(tuán)隊日歷相關(guān)的產(chǎn)品。

整體來說，我們可以看到金山文檔的整條業(yè)務(wù)線，都是基于如何幫助用戶進(jìn)行多人團(tuán)隊協(xié)作。

說回疫情期間，用戶對遠(yuǎn)程辦公、協(xié)作的重要性認(rèn)知及理解都發(fā)生很大變化。

在疫情之前，還有很多用戶沒有進(jìn)入更高效快捷的協(xié)作方式，比如在一個小企業(yè)中，可能會把文件統(tǒng)一歸到一臺機(jī)器上，不同的人通過更新版本，去記錄這是V1版本、V2版本、V3版本。員工在群里說，我要更改這個文件，大家等我一下，通過這種方式來避免沖突。這其實(shí)是非常低效的，而疫情讓大家感受到，在線文檔協(xié)作能大幅提高企業(yè)辦公的效率。

接下來，我舉幾個金山文檔用戶使用產(chǎn)品的案例。

第一個方面，在文檔協(xié)作中，表格協(xié)作很困難，它的數(shù)據(jù)量非常龐大，而且每項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性可能并不強(qiáng)，它可能產(chǎn)生的影響和覆蓋非常廣。在很多中小企業(yè)里，員工都使用資料表來維護(hù)核心用戶、合作伙伴，記錄相關(guān)資料。

傳統(tǒng)的方式是要不斷地解決沖突，不斷地查看版本的覆蓋、合并過程中的疏漏。而現(xiàn)在，多人表格協(xié)作能幫助用戶更好地解決問題、提高效率。

以前單線程的表格操作，現(xiàn)在變成了多線程并進(jìn)，無需考慮更改的數(shù)據(jù)會不會覆蓋，而且所有過程都有歷史記錄，可以回溯版本相關(guān)的內(nèi)容，用戶體驗(yàn)上就能減少很多以往溝通、傳輸?shù)姆绞疆a(chǎn)生的不便利。

第二個方面，當(dāng)一個文檔進(jìn)入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)里后，很重要的一部分是大數(shù)據(jù)處理。

金山文檔基于原來對文檔的理解，提供了很強(qiáng)大的計算和數(shù)據(jù)處理能力，可以直接在云端處理1G大小的文件。同時，我們有百萬行的數(shù)據(jù)規(guī)模，據(jù)我所知，一個企業(yè)一年的數(shù)據(jù)大概是幾十萬行到一百萬行，金山文檔可以很好地完善在整個過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

通過協(xié)作，可以將很多任務(wù)進(jìn)行拆分，把很多表格給不同的人處理，最后需要匯總的時候，跨表的引用可以讓原本復(fù)雜的業(yè)務(wù)拆解并行下去，更好地幫助整個文檔的數(shù)據(jù)記錄和處理，可以讓每一個領(lǐng)域下的人專注地去做相關(guān)的事。

最后回到宏觀，金山文檔可以幫助我們將需要的內(nèi)容和信息進(jìn)行匯總、分析和再次加工。

到這一階段，金山文檔有了文檔協(xié)作、大數(shù)據(jù)處理，用戶會希望我們能幫助他們更好地解決業(yè)務(wù)流程中的一些環(huán)節(jié)。

金山文檔可以快速搭建滿足業(yè)務(wù)需求的一個小系統(tǒng)，用戶通過金山文檔的表單去錄入數(shù)據(jù)，通過金山文檔的表格匯總、處理這些數(shù)據(jù)，最后生成分析。

舉個例子，很典型的基于電商的倉儲管理和入庫管理的一個小系統(tǒng)，其實(shí)很簡單，門檻很低。因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)用戶整體的信息化水平、能力還不高，他們需要更簡單、更容易接受的方式，幫助他們更快捷地完成業(yè)務(wù)中的事。

所以我們針對這類場景還提供了類似掃碼輸入的功能，來快速幫助用戶搭建他們自己的簡易的流程。

對于企業(yè)來說，協(xié)作能很高效地幫助他們?nèi)プ鲆恍┦虑?，提升目前基礎(chǔ)的辦公效率。

同時，企業(yè)還關(guān)心另一個問題——文檔的安全。因?yàn)閿?shù)字資產(chǎn)的安全，對于一個企業(yè)來說是重中之重。

所以金山文檔一直致力于幫助企業(yè)解決他們的信息安全問題，尤其是文檔信息的安全。通過金山文檔可以幫助整個公司管理自己相關(guān)的文檔數(shù)字資產(chǎn)，來防止人員流動或文件留在本地?zé)o法同步等情況。我們認(rèn)為企業(yè)信息安全的第一步是把公司的文檔資產(chǎn)統(tǒng)一管理起來。

之后要考慮的問題是，是權(quán)限的管控。公司的機(jī)密不是誰都能看，誰都能編輯的，所以金山文檔通過權(quán)限的分享，以及每一層目錄結(jié)構(gòu)精細(xì)化的權(quán)限設(shè)置，來幫助企業(yè)管理自己的文檔。同時，也防止了公司文檔的外露與泄密。

我們整個權(quán)限管控是非常精細(xì)的，除了能管控文件，還可以管控文件某一個部分內(nèi)容。比如可以設(shè)置一個區(qū)域不可編輯，這樣不僅幫助企業(yè)完成信息安全的基礎(chǔ)建設(shè)，同時也能幫助企業(yè)完善基礎(chǔ)協(xié)作的建設(shè)。

還有一些遺漏的問題，就是文檔生命周期的保護(hù)。當(dāng)用戶通過金山文檔傳到云端后，我們幫助用戶對云端的文檔進(jìn)行加密，進(jìn)行授權(quán)管理，這樣就算文檔再次被流傳出去，比如通過下載，我們也可以幫助用戶回收權(quán)限，來避免不好的影響，挽回不必要的損失。

以上是文檔安全部分對企業(yè)信息化以及未來增效的影響。

如何更好地幫助用戶增效？我認(rèn)為金山文檔一直堅持兩個原則，兼容與開放，這非常重要。為什么這么說？我們大量的時間都是在跟文檔打交道，跟數(shù)據(jù)打交道，跟內(nèi)容打交道，在整個公司的發(fā)展過程中，沉淀了大量的資源和內(nèi)容在其中。

如果需要幫助企業(yè)更快速地升級，兼容一定是最重要的部分。它讓整個文檔遷移的過程變得簡單，成本變得很低，不需要考慮文件是不是兼容，因?yàn)橛脩糁灰獙⑽臋n上傳金山文檔，就與實(shí)體文件在云端的表現(xiàn)一致。金山文檔增加了更多的安全屬性、協(xié)作屬性，幫助用戶更好地遷移到全新的模式。

最后，我們還堅持平臺的開放。金山文檔有開放的平臺，幫助用戶對文檔進(jìn)行更多操作，和企業(yè)的服務(wù)商一起來構(gòu)建對用戶或者對企業(yè)的服務(wù)。

舉兩個例子，比如一個ERP系統(tǒng)里，它的預(yù)算部分，或者輸入部分，可以使用金山文檔協(xié)作完成，通過金山文檔的開放接口可以直接和ERP系統(tǒng)對接，ERP系統(tǒng)里就可以做更專業(yè)的事。

第二個例子，OA系統(tǒng)里有很多合同、流程相關(guān)的業(yè)務(wù)，用金山文檔可以直接嵌入OA系統(tǒng)，把整個流程和文檔、內(nèi)容、合同等掛鉤。

今天金山文檔的合作伙伴中，有很多大企業(yè)和我們一起為整個辦公協(xié)作SaaS服務(wù)貢獻(xiàn)更多力量，比如阿里巴巴、華為、騰訊和百度。

我們發(fā)現(xiàn)其實(shí)在中國有大量用戶還是使用傳統(tǒng)的辦公方式，我們的使命是幫助他們提升一小步，讓他們能從繁瑣復(fù)雜的辦公方式中解脫出來，變得更高效，以及幫助我們用戶解決現(xiàn)有的信息安全問題。

所以基于這點(diǎn)，我們認(rèn)為大部分企業(yè)增效的第一步是辦公方式的升級，是文檔的升級，把原有辦公的方式先往前一步，那么溝通的方式、協(xié)作的方式，就會有很多不一樣的變化。這也是我們的期望，金山文檔讓這一升級變得簡單。